Н.А. Зотова, М.Ю. Комарова

© Материал из ЮСС «Система Юрист» www.1jur.ru

Чтобы предотвратить в компании коррупцию, мошенничество и хищения, необходимо выстроить систему противодействия. Для этого нужно:

1) назначить ответственных лиц;

2) принять специальные локальные акты;

3) провести ряд мероприятий;

4) ознакомить сотрудников с созданной системой;

5) периодически проверять эффективность системы.

Чтобы разработать систему мер, можно использовать Методические рекомендации по разработке и принятию организациями мер по предупреждению и противодействию коррупции (утверждены Минтрудом России 8 ноября 2013 г.; далее – Методические рекомендации).

 

Этапы разработки

В едином документе нужно закрепить основные принципы программы, а также перечень мероприятий, которые необходимо выполнять. Его можно назвать «Антикоррупционная политика», «Программа по противодействию коррупции, мошенничеству и хищениям» и др. (далее – программа).

Подготовку проекта программы стоит разбить на четыре этапа.

 

1. Разработать проект.Программу могут подготовить внешние консультанты или специалисты самой компании. Если компания разрабатывает программу сама, нужно сформировать рабочую группу с представителями финансовой, юридической, кадровой служб, подразделений экономической безопасности, внутреннего аудита и внешних коммуникаций (PR). Возглавить ее должен представитель высшего менеджмента.

 

2. Обсудить рабочую версию документа. К обсуждению стоит привлечь сотрудников компании. Например, разместить проект на корпоративном сайте и предоставить возможность вносить правки.

 

3. Согласовать итоговый документ. Программу необходимо согласовать со структурными подразделениями, оформить в виде локального нормативного акта и утвердить приказом. Такие действия сделают ее обязательной.

 

4. Ознакомить с программой сотрудников.Утвержденную программу нужно довести до сведения сотрудников, например, рассылкой по электронной почте. Факт ознакомления сотрудники должны подтвердить подписями.

 

Программу стоит разместить на корпоративном сайте, а также в других корпоративных СМИ (газеты, брошюры, плакаты-листовки). В качестве примера см. Комплаенс-программа ПАО «Камаз».

Если нужно, можно ввести переходный период между принятием программы и началом действия. В этот период необходимо провести семинары для сотрудников и разъяснить основные положения программы.

 

Как назначить ответственных лиц

Чтобы обеспечить организационную составляющую программы, нужно назначить должностное лицо или структурное подразделение, которое будет координировать работу других департаментов.

Обычно координатором выступает департамент экономической безопасности или департамент внутреннего аудита. В российских подразделениях иностранных компаний такие задачи выполняет департамент сompliance.

Должностное лицо или руководитель подразделения, которое отвечает за реализацию программы, должно напрямую подчиняться генеральному директору. Это поможет избежать влияния со стороны тех, кто обязан выполнять требования программы.

Типовая схема распределения сфер ответственности по реализации программы – в таблице.

 

Какие документы нужно принять

Чтобы обеспечить программу документально, надо ввести пять элементов.

1. Антикоррупционные положения в трудовых договорах

В трудовые договоры сотрудников стоит включить обязанность:

- соблюдать требования Кодекса этики и иных локальных актов;

- не нарушать закон, когда сотрудник действует в интересах или от имени компании;

- воздерживаться от поведения, которое иные лица могут истолковать как готовность участвовать в коррупционном правонарушении в интересах или от имени компании;

- сообщать о случаях склонения к коррупционным нарушениям;

- оповещать о коррупционных правонарушениях со стороны сотрудников, контрагентов или иных лиц;

-  сообщать о конфликте интересов.

Когда стороны внесут изменения в трудовой договор, работодатель вправе применить к сотруднику дисциплинарное взыскание (включая увольнение), если он не выполняет, например, требования Кодекса этики (определение Санкт-Петербургского городского суда от 23 августа 2010 г. № 11564).

 

2. Антикоррупционная оговорка в гражданско-правовых договорах

Антикоррупционная оговорка должна установить обязанность контрагентов не нарушать законодательство о противодействии коррупции. Такая оговорка дает право расторгнуть договор в одностороннем порядке, если контрагент нарушит закон.

 

Пример антикоррупционной оговорки, которую можно включать в договоры с контрагентами

«1. При заключении и (или) исполнении настоящего Договора Стороны, их аффилированные лица, сотрудники не выплачивают, не предлагают выплатить и не разрешают выплату каких-либо денежных средств или ценностей в любой форме, ни напрямую, ни через посредников, любым лицам для оказания влияния на действия или решения этих лиц с целью сохранить или получить какие-либо неправомерные преимущества в хозяйственной деятельности. При заключении и (или) исполнении Договора Стороны, их аффилированные лица, сотрудники или посредники не осуществляют действия, квалифицируемые применимым для целей Договора законодательством как дача или получение взятки, коммерческий подкуп, а также действия по легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем.

2. В случае возникновения у Сторон подозрений, что произошло или может произойти нарушение каких-либо положений настоящей Статьи, соответствующая Сторона обязуется уведомить другую Сторону в письменной форме. В письменном уведомлении Сторона обязана сослаться на факты или предоставить материалы, достоверно подтверждающие или дающие основания предполагать, что произошло или может произойти нарушение каких-либо положений настоящей статьи контрагентом, его аффилированными лицами, сотрудниками или посредниками, выражающееся в действиях, квалифицируемых применимым законодательством как дача или получение взятки, коммерческий подкуп, а также действиях по легализации доходов, полученных преступным путем. После письменного уведомления соответствующая Сторона имеет право приостановить исполнение обязательств по Договору до получения подтверждения, что нарушение не произошло или не произойдет. Это подтверждение должно быть направлено в течение 10 рабочих дней с даты направления письменного уведомления.
3. В случае нарушения одной Стороной обязательств воздерживаться от запрещенных в данном разделе действий и (или) неполучения другой Стороной в установленный Договором срок подтверждения, что нарушение не произошло или не произойдет, другая Сторона имеет право расторгнуть Договор в одностороннем порядке полностью или в части, направив письменное уведомление о расторжении. Сторона, по чьей инициативе был расторгнут Договор в соответствии с положениями настоящей статьи, вправе требовать возмещения реального ущерба, возникшего в результате такого нарушения».
4. Кодекс этики

Кодекс этики закрепляет принятые в компании правила поведения сотрудников друг с другом, контрагентами и иными лицам.

Кодекс утверждает руководитель своим приказом. Сотрудники обязаны ознакомиться с его положениями под роспись. Это даст возможность привлечь сотрудника, например, к дисциплинарной ответственности за его нарушение.

Отдельный раздел кодекса стоит посвятить конфликту интересов. В него необходимо включить типовые ситуации, когда такой конфликт возникает. В качестве базового документа можно использовать приложение 3 к Методическим рекомендациям.

Раз в год можно брать у сотрудников расписки о том, что за прошедший период они не имели конфликта или раскрыли его в установленном порядке. Дополнительно сотрудники должны сообщить о возможном конфликте, если есть основание предполагать его в будущем.

5. Иные локальные акты

Компания вправе принять иные локальные акты для реализации программы. Например, она может ввести положение, которое устанавливает обязанность сотрудника уведомлять о случаях склонения к совершению нарушений. За основу можно взять письмо Минздравсоцразвития России от 20 сентября 2010 г. № 7666-17 «О методических рекомендациях о порядке уведомления представителя нанимателя (работодателя) о фактах обращения в целях склонения государственного или муниципального служащего к совершению коррупционных правонарушений, включающих перечень сведений, содержащихся в уведомлениях, вопросы организации проверки этих сведений и порядка регистрации уведомлений».

 

Какие мероприятия нужно провести

Чтобы обеспечить реализацию программы, нужно провести четыре вида мероприятий.

1. Оценить коррупционные риски в бизнес-процессах и разработать контрольные процедуры

Нужно выявить направления деятельности, где особенно высок риск нарушений. Методические рекомендации предлагают:

- представить деятельность компании в виде отдельных бизнес-процессов, в каждом из которых выделить составные элементы;

- определить «критические точки», на которых наиболее вероятны злоупотребления, а также определить признаки злоупотреблений в каждом подпроцессе;

- описать, как обычно происходят нарушения, на каких должностях. Например, руководитель службы закупок обычно получает откаты от поставщиков.

 

Примеры признаков злоупотреблений

О злоупотреблениях могут говорить («красные флаги»):

1) дорогие подарки, оплата транспорта, развлечений, выдача льготных займов, предоставление иных ценностей;

2) закупки или продажи по ценам, которые значительно отличаются от рыночных;

3) платежи наличными, которые вызывают сомнения;

4) снижение финансовых показателей (выручка, прибыль) по отдельным сегментам относительно предыдущего периода. Возможно, причина в необоснованно крупных скидках или закупках у поставщиков по завышенным ценам за личное вознаграждение;

5) выплата посреднику или внешнему консультанту вознаграждения, размер которого превышает обычную плату для компании или для такого вида услуг;

6) увеличение количества брака по сравнению с предыдущими периодами. Возможно, сотрудники списывают новый товар как бракованный и подделывают первичные документы на списание;

7) расхождения по объемам ТМЦ, которые отпустили в производство, по сравнению с объемами ТМЦ, которые получили со склада;

8) оплата сомнительных услуг;

9) «задвоение» платежей с одним и тем же контрагентом;

10) расхождения по весу груза при отправке и при получении. Возможно, груз воруют при перевозке;

11) увеличение расходов по материалам, которые сотрудники приобретают за счет компании. Возможно, сотрудники фиктивно списывают материалы.

2. Разработать и внедрить контрольные процедуры

На основе рисков нужно разработать систему контроля. Это может быть, например, требование подписать распорядительный документ у двух ответственных лиц, заполнить чек-лист, право комплаенс-подразделения наложить вето и т. п.

Когда система будет готова, ее необходимо протестировать и довести до сведения сотрудников.

См. примерные контрольные процедуры в бизнес-процессах в таблице.

Дополнительно можно использовать систему контроля доступа, специальное освещение и сигнализацию на складах, видеонаблюдение и др.

При этом необходимо проверить, чтобы:

- локальные акты и трудовые договоры предусматривали возможность видеонаблюдения;

- сотрудники ознакомились под подпись с приказом о введении видеонаблюдения. Информацию о ее видеонаблюдении нужно разместить на рабочих местах;

- оборудование имело сертификат и не входило в перечень специальных технических средств, которые предназначены для негласного получения информации.

 

3. Создать систему приема сообщений о злоупотреблениях

По горячей линии сотрудники смогут сообщать о нарушениях. Это позволит оперативно собирать информацию и оценить степень внедрения комплаенс-культуры.

При этом нужно разрешить оставлять сообщения с подписью или анонимно. Также нужно прописать в локальных актах, кто и как рассматривает сообщения, ведет расследование, принимает решение.

 

4. Расследовать злоупотребления

О злоупотреблении компания может узнать в результате контрольных процедур, звонка на горячую линию, сообщений контрагентов и пр. По каждому случаю нужно провести расследование. Это позволит объективно и полно установить все факты, а также собрать доказательства для дисциплинарного взыскания или обращения в полицию.

Расследование проводит комиссия по этике, в которую стоит включить юристов, кадровиков, сотрудников отдела комплаенс и (или) службы безопасности.

По результатам проверки комиссия составляет отчет, который должен устанавливать, обоснованно, частично обоснованно или необоснованно сообщение, а также описывать выявленные нарушения и содержать рекомендации, как устранить и не допускать впредь подобные нарушения.

Если расследование проводят на основании сообщения, то о его результатах необходимо сообщить заявителю.

 

Как сообщить сотрудникам о программе

Антикоррупционные требования, принятые в компании, нужно сообщить сотрудникам, то есть:

- уведомить о том, что можно и что нельзя делать;

- напомнить об ответственности за нарушения;

- внушить сотрудникам идею комплаенс, мотивировать их поступать правильно.

Есть семь способов сделать это:

1) сообщить сотрудникам о принятых документах. Например, ознакомить под роспись, разослать уведомления по корпоративной электронной почте, опубликовать документы на сайте, разместить информацию на скринсейверах на компьютерах, на плакатах в офисных помещениях и т. п.;

2) консультировать сотрудников по вопросам комплаенс;

3) обучить требованиям комплаенс в форме тренингов: очных, электронных, индивидуальных, групповых общих и по отделам;

4) проводить PR-акции, которые пропагандируют честное поведение и неотвратимость наказания. Например, публиковать тематические материалы в корпоративных СМИ, сообщать сотрудникам о мероприятиях по реализации программы и о результатах, снимать корпоративные видеоролики, проводить тематические конкурсы среди сотрудников;

5) проводить сертификацию сотрудников. При этом сотрудники подтверждают, что исполняли требования Кодекса этики и знают об обязанности сообщать о нарушениях. Обычно такие мероприятия привязывают к постановке целей деятельности и их оценке (системы KPI, IPMP и т. п.);

6) сообщать статистику внутренних расследований (в обезличенной форме) и уведомлять, как компания реагировала на нарушения;

7) поощрять сотрудников, которые поддерживают реализацию программы активными действиями. Можно использовать премии, подарки или публичную благодарность, похвальные грамоты и т. п.

 

Как проверить эффективность программы

Чтобы понять, насколько эффективна программа, необходимо проводить ее аудит.

Подразделение, которое отвечает за реализацию программы, может инициировать самостоятельную оценку (self-assessment) или привлечь внешних консультантов.

Параметры проверки могут включать оценку:

- вовлеченности высшего руководства компании;

- обучения сотрудников требованиям комплаенс;

- качества проведенных расследований по нарушениям;

- соразмерности дисциплинарных и поощрительных мер;

- соблюдения Кодекса этики и других локальных актов в сфере комплаенс.

Результаты оценки (аудита) анализируют и выявляют элементы программы, которые необходимо изменить. После изменения эффективность вновь тестируют (цикл Демминга – планирование-действие-проверка-корректировка).

Чтобы компания сама могла оценить развитие программы, можно использовать анкету на сайте Российского Комплаенс Альянса.